Usprawnienie etapów przetargów i skrócenie inżynierii kontraktowej z EB

© iStock.com/ PeopleImages

Bardzo wydajne przetargi!

Usprawnienie etapów przetargów i skrócenie inżynierii kontraktowej z EB

90% za nic?

Sporo inżynierów mechaniki i instalacji rocznie pisze tysiące ofert, z czego tylko 10% z nich, a często nawet mniej, kiedykolwiek jest akceptowanych. Wiąże się to z ogromnym wiązaniem zasobów bez zapewnionego zwrotu. Engineering Base umożliwia radykalne skrócenie etapu przetargu. Specjaliści od sprzedaży mogą również stworzyć żądaną instalację dla każdego klienta bez dogłębnej wiedzy z zakresu inżynierii i mogą łatwo wyprowadzić zarys wyceny ze schematu. Projektanci mogą następnie poświęcić się ich głównym zadaniu, które polega na planowaniu prawdziwych instalacji, które generują obroty.

Aby wesprzeć przygotowanie przetargu, niektórzy projektanci tworzą własne narzędzia, ale nie są one połączone z kolei z ERP i "prawdziwą" inżynierią. Inni konfigurują swoją ofertę z kolei w narzędziu P&ID. Czasami wymaga to jednak czasochłonnych projektów 3-D w celu uzyskania kompletnych list materiałów (BOM-ów). Wymaga to również nieracjonalnie wysokiego poziomu wysiłku pod ogromną presją czasu, co nie sprzyja jakości.

Unikanie zakłóceń systemu

Wiele zakłóceń w systemie i wiele pracy ręcznej: czasochłonny proces przetargowy bez centralnej bazy danych w EB © AUCOTEC AG

Ponadto zazwyczaj w fazie przetargowej dochodzi do wielu zakłóceń w systemie. Przerywają przepływ pracy między przeglądem, inżynierią, wyceną i ERP i wymagają dodatkowego czasu, stwarzając ryzyko błędów — zwłaszcza jeśli klient zażąda kolejnych zmian. Ponadto aktualizacje poszczególnych narzędzi w łańcuchu stale prowadzą do czasochłonnych regulacji interfejsu lub trudności w transmisji danych.

Czego dokładnie chciał klient?

Wymagania potencjalnych klientów stanowią kolejne wyzwanie. Oferent często otrzymuje je w różnych formatach. Mogą one składać się z setek stron w programie Excel, w formacie PDF, JPG lub Word. Wszystkie są one dystrybuowane między różnymi działami do przeglądu. Ale gdzie one kończą? W jaki sposób i gdzie należy zarchiwizować te wymogi w celu zapewnienia, że informacje nie zostaną utracone lub nie muszą być mozolnie poszukiwane na późniejszym etapie z różnych działów i lokalizacji?

 

Centralne przechowywanie danych

Skrócony proces przetargowy z EB: brak pracy ręcznej, brak zakłóceń systemu w centralnej bazie danych © AUCOTEC AG

Najlepiej jest przechowywać dane w sposób scentralizowany i związany z projektem. Platforma bazowa Engineering Base (EB) firmy AUCOTEC idealnie nadaje się do tego celu. W EB każdy dokument jest oddzielnym obiektem, który może być przechowywany w dowolnym formacie z odpowiednią datą w bazie danych istotną dla projektu. Chociaż system nie może zrezygnować z konieczności przeglądu wymogów, może zapewnić wysoce skuteczne wsparcie dla większości innych zadań związanych z przygotowaniem ofert. EB z centralnym przechowywaniem danych, jako jednym źródłem prawdy, do którego dostęp mają wszyscy uczestnicy, również znacznie upraszcza cały proces.

 

Ustawianie punktów kontrolnych

Po zapoznaniu się z wymaganiami Asystent przepływu pracy EB umożliwia ustawienie punktów kontrolnych dla całego procesu przetargowego i zajęcie odpowiedniego statusu (na przykład w toku, zwolniony i tak dalej). Następnie WA wyświetla w sposób ciągły procentowe wykonania poszczególnych zadań, a tym samym tworzy unikalny przegląd każdego etapu przygotowania do przetargu. Jest całkowicie swobodnie konfigurowalny, co oznacza, że można go dostosować do każdego wymagania i każdego przepływu pracy.

 

Po prostu wyłączanie

Po prostu wyłącz: kolorowe elementy mogą być odznaczone w 150% instalacji. EB automatycznie oblicza wszystkie widoczne elementy. © AUCOTEC AG

Po ustawieniu zadań wymagania klienta muszą być wypełnione zawartością. Szablony (typowe) z bazy danych EB są używane do tego celu. Powstały schemat przepływu procesu (PFD) "150% instalacja" obejmuje zarówno absolutnie niezbędne składniki instalacji, jak i wszystkie możliwe opcje i warianty, które uzupełniają "must-haves" na schemacie jako dodatkową warstwę w zależności od rodzaju modelu warstwy i są wskazane w innym kolorze. Te opcje można odznaczyć po kliknięciu przycisku. Są one nadal obecne w bazie danych (i mogą być aktywowane w dowolnym momencie, jeśli klient ponownie rozważy wcześniejszą decyzję), ale nie są już widoczne na schemacie po ich wykluczeniu i są również oznaczone w tle jako "nieistotne dla wyceny".

Podejście funkcjonalne w Engineering Base umożliwia przypisanie szczegółowego BOM-u do różnych przedstawień graficznych. Zbiornik, na przykład, jest tylko bardzo prostą reprezentacją w wstępnym P&ID, ale jest przechowywany z informacji tła, takich jak pełne odpowiednie BOM lub jego logiki połączenia. Pozwala to uniknąć niepotrzebnego rysowania, a tym samym zaoszczędzić dużo czasu i zasobów.

Ostateczna wycena

Typowe z ich odpowiednich komponentów i urządzeń zawierają również informacje o średniej cenie, w tym związane z tym koszty montażu. Można je łatwo określić, jeśli na przykład klient od początku określa konkretnego producenta.

Ze wszystkich wybranych, a tym samym istotnych dla kosztów komponentów, EB oblicza w ciągu kilku sekund realistyczną ofertę składającą się z kosztów materiałów i produkcji, a jednocześnie uwzględnia koszty sprzedaży i koszty administracyjne. Im bardziej szczegółowe są poszczególne zespoły lub urządzenia – sytuacja, która jest zawsze możliwa ze względu na możliwość połączenia EB z systemem ERP – tym dokładniejsza jest oferta.

Zasada warstwy umożliwia bardzo łatwe wdrożenie zmian klienta, zarówno pod względem graficznym, jak i kosztorysowym. Dodatkowe komponenty można łatwo aktywować lub dezaktywować, co prowadzi do pojawienia się zaktualizowanego arkusza kalkulacyjnego po zaledwie kilku kliknięciach.

Podstawa inżynierii kontraktów

Jeśli zamówienie zostanie faktycznie udzielone, projektanci mogą bezproblemowo przejść do inżynierii kontraktowej. Centralny model danych można łatwo uzupełnić stopniowo za pomocą coraz bardziej szczegółowych informacji. W związku z tym zapisy i specyfikacje z etapu przetargu nie są tracone, lecz po prostu nadal wykorzystywane jako podstawa dla inżynierii związanej z umową. Ponadto BOM-y wcześniej utworzonych zespołów mogą być przenoszone bezpośrednio do ERP z systemu inżynieryjnego bez pracy ręcznej ze względu na otwartość EB na integrację.

Zwolnienie

Takie podejście znacznie zwalnia każdy system ERP. Nie powoduje to utraty ogromnych ilości danych, które nie nadają się do użyteczności w ponad 90% przetargów, ponieważ maszyna lub instalacja nigdy nie została zbudowana. W przypadku inżynierii przetargowej, platforma EB natychmiast przenosi BOM-y bez żadnych błędów transmisji bezpośrednio do ERP tylko wtedy, gdy zamówienie zostanie udzielone. Prawdziwy projekt jest tworzony i rośnie natychmiast.

PODĄŻAJ ZA NAMI